Przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami prawa, pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie papierowej aż przez 50 lat od chwili ustania stosunku pracy z danym pracownikiem. Nawet kiedy dokumenty są przechowywane w formie elektronicznej, należy posiadać tradycyjne kartoteki. Dopiero jak upłynie ten czas, dokumenty te mogą zostać zniszczone.

W sytuacji, kiedy pracodawca ogłosi upadłość, bądź zostanie dany w stan likwidacji, musi wskazać podmiot, który zajmie się przechowywaniem owych dokumentów przez ten czas.

Przedsiębiorca jest zobowiązany, aby po upływie okresu przechowywania, oddać byłemu pracownikowi całą dokumentację. W razie jego śmierci, przekazuje się uprawnionym członkom rodziny, bądź innym osobom upoważnionym.

Po śmierci pracownika możliwość odbioru dokumentacji przysługuje:
– dzieciom własnym, bądź przysposobionym,
– wnukom przyjętym na wychowanie i utrzymanie do 18 rż,
– rodzeństwu i innym dzieciom,
– małżonkowi.

Dokumentacja prowadzona w postaci elektronicznej powinna zostać przekazana danej osobie za pokwitowaniem, w takiej samej postaci. Z kolei dokumentację gromadzoną w formie elektronicznej na nośniku danych, bądź za pomocą środków komunikacji elektronicznej.