Delegacje służbowe – jak rozliczyć?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracownikowi oddelegowanemu przez pracodawcę w podróż służbową (zarówno krajową, jak i zagraniczną) przysługują określone świadczenia. Są to przede wszystkim diety na wyżywienie oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów, noclegów oraz innych niezbędnych wydatków, związanych z delegacją.

Pracownik ma obowiązek rozliczyć koszty służbowej delegacji nie później niż w ciągu 14 dni od dnia jej zakończenia. Do rozliczenia powinny zostać załączone dokumenty w postaci faktur, rachunków czy biletów potwierdzających poniesione wydatki.

Właściciel firmy ewidencjonuje wydatki związane z podróżą służbową na podstawie faktur czy rachunków tak samo, jak koszty działalności bieżącej i nie potrzeba do tego żadnych wewnętrznych dokumentów. Jeśli natomiast w delegację wysyłany jest pracownik, pracodawca może je wliczyć do kosztów uzyskania przychodów na podstawie tzw. rozliczenia delegacji, czyli dokumentu, który powinien zawierać imię i nazwisko oddelegowanego pracownika, cel podróży, liczbę godzin oraz załączone faktury i rachunki.